ما هي خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للعمل؟

يعتبر البريد الإلكتروني وسيلة تواصل أساسية في بيئات العمل، ولا سيما بين الموظفين داخل المؤسسة وكذلك للتواصل الخارجي، في هذا المقال، سوف نستكشف خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للأعمال وأهميتها، ونلقي نظرة على الأسباب التي تجعل المؤسسات تتجنب استخدام خدمات البريد الإلكتروني المجانية أو الشخصية.

ما هي خدمات البريد الإلكتروني الآمنة والمخصصة للعمل؟

هي خدمات توفرها الشركات والمزودون للمؤسسات لاستخدامها في بيئة العمل. تختلف هذه الخدمات عن البريد الإلكتروني الشخصي العام الذي يتم توفيره غالباً بشكل مجاني مثل: Gmail و Outlook. تُصمم خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للعمل لتلبية احتياجات المؤسسات وتوفر مجموعة من الميزات والأدوات التي تعزز الأمان والاحترافية والإنتاجية في بيئة العمل.

من بين أكثر خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للأعمال انتشاراً: 

• Google Workspace: تقدم جوجل خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال. تشمل هذه الخدمة عناوين بريدية مخصصة لنطاق المؤسسة، وتخزين سحابي، وأدوات تعاون مثل Google Drive و Google Meet.
• Microsoft 365: تقدم مايكروسوفت خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال، تشمل هذه الخدمة عناوين بريدية مخصصة لنطاق المؤسسة، وتخزين سحابي، وأدوات تعاون مثل Microsoft Teams.
• Zoho Mail: يقدم خطط متنوعة تلبي احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة، وتتضمن مزايا مثل البريد الإلكتروني المخصص لنطاق المؤسسة، والتقويم وتطبيقات مكتبية عبر الويب.

تختلف الخدمات سابقة الذكر، من حيث التكلفة والمميزات المقدمة، لذلك ينبغي على المؤسسات اختيار الخدمة التي تناسب احتياجاتها وميزانيتها. في المقابل، هناك العديد من الأسباب التي تجعل من المهم على المؤسسات عدم استخدام البريد الإلكتروني الشخصي أو المجاني في العمل، وأبرزها:

1.  أمان البيانات: قد تكون حسابات البريد الإلكتروني الشخصي أقل أمانًا وعُرضة للاختراق، مما يجعل المعلومات الحساسة المتبادلة عرضة للتسريب.
2. فقدان السيطرة: عند استخدام البريد الإلكتروني الشخصي في العمل، قد تفقد المؤسسة السيطرة على البريد الإلكتروني والمعلومات المتبادلة. لا يمكن تنفيذ سياسات أمان متقدمة أو متابعة النشاطات بشكل فعال على حسابات البريد الشخصية.
3. فقدان الهوية: قد يظهر استخدام البريد الإلكتروني الشخصي في العمل على الموظفين والمؤسسة بشكل غير احترافي. تأثير ذلك على هوية المؤسسة وسمعتها قد يكون سلبيًا.
4. الخلط بين العمل والحياة الشخصية: قد يستخدم الموظفين حسابات البريد الشخصي لأغراض شخصية وعملية في نفس الوقت، مما يجعل من الصعب تنظيم وتصنيف البريد بشكل فعال.
5. قدرات محدودة: يمكن أن تكون لدى البريد الإلكتروني الشخصي قدرات محدودة، مثل تخزين محدود وعدم وجود ميزات إدارة متقدمة، مما يقيد إمكانية التواصل والتنظيم بشكل كامل.

من جهة أخرى، يوجد بعض الخدمات الرئيسية التي تتميز بها خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للأعمال:

• عنوان مرتبط باسم المؤسسة: يتيح البريد الإلكتروني المخصص للأعمال إمكانية استخدام اسم المؤسسة في عنوان البريد الإلكتروني، مثل [email protected] يساعد هذا على بناء هوية مؤسسية والتفريق بين البريد الشخصي والبريد المهني.
• الملكية: باستخدام البريد الإلكتروني المخصص للأعمال، تحتفظ المؤسسة بالسيطرة على جميع العناوين والبيانات المتعلقة، حتى عند انتقال الموظف للعمل في مؤسسة أخرى.
• تطبيق سياسات أمان خاصة: يمكن لمدير النظام فرض سياسات خاصة بالأمان على جميع الموظفين، على سبيل المثال، يمكن رفع الأمان بحيث يفرض على جميع الموظفين استخدام المصادقة الثنائية.
• أمان وحماية متقدمة: توفر خدمات البريد الإلكتروني المخصصة مستويات عالية من الأمان والحماية. يشمل ذلك التشفير للبيانات والحماية من التهديدات الإلكترونية والبريد المزعج (سبام).
• سعة تخزين كبيرة: تتيح خدمات البريد الإلكتروني المخصصة تخزين كبير للبريد الإلكتروني والمرفقات. هذا يتيح للمستخدمين الاحتفاظ بالرسائل والملفات الهامة لفترات طويلة دون الحاجة.
• إدارة المهام والتقويم: تتضمن بعض الخدمات إمكانية لإدارة المهام وجدولة الأحداث على التقويم. يمكن للمستخدمين تنظيم جداول العمل وإدارة المواعيد بفعالية.
• النشر الداخلي: يمكن للبعض من خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للأعمال، السماح بالنشر الداخلي للمستندات والمعلومات لتيسير عملية التعاون بين الموظفين داخل المؤسسة.

 باختيار خدمات البريد الإلكتروني المخصصة للأعمال، يمكن للمؤسسات أن تضمن أمانًا عاليًا للبيانات والمعلومات الحساسة وتحسين نوعية التواصل الداخلي والخارجي، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية والكفاءة في بيئة العمل.