عادة ما تحتوي الأجهزة التي تُستخدم داخل المؤسسات على ملفات مهمة وبيانات عمل حساسة ترتبط بطبيعة عمل كل موظف، مثل الملفات المالية, المراسلات الداخلية, سجلات الموظفين والمستفيدين, معلومات الدخول إلى الأنظمة وحسابات العمل. لذلك من الضروري أن نحافظ على خصوصيتها وحمايتها خاصة عندما يتم استرجاع حواسيب من موظفين سابقين أو تجهيز أجهزة لموظفين جدد.
سنتعرف في هذا المقال على المخاطر الرقمية المحتملة للأجهزة المسترجعة وما هي الإجراءات الواجب اتباعها لضمان حماية معلومات المؤسسة.
أولاً: أهمية حماية المعلومات على الأجهزة المسترجعة
عند مغادرة أحد الموظفين للمؤسسة أو انتقاله إلى قسم آخر، قد يحتوي جهازه على بيانات تتعلق بمهامه السابقة، لذلك أي إهمال في التعامل مع هذا الجهاز قد يؤدي إلى:
- تسرب بيانات حساسة إلى أطراف غير مخوّلة.
- إمكانية استرجاع الملفات المحذوفة من قِبل مستخدمين لاحقين.
- استخدام حسابات أو كلمات مرور محفوظة للوصول إلى أنظمة المؤسسة.
ثانياً: عند استرجاع حاسوب من موظف سابق
عندما يغادر موظف المؤسسة أو ينتقل إلى قسم آخر، ينصح فريق سلامتك باتباع خطوات محددة لضمان سلامة المعلومات الموجودة على جهازه:
- تسجيل الجهاز: يتم توثيق عملية استرجاع الجهاز في سجل خاص بإدارة الأصول التقنية (الرقم التسلسلي، اسم الموظف، وتاريخ الاستلام).
- تعطيل حسابات الموظف فوراً: يجب إيقاف جميع حسابات الدخول الخاصة بالموظف (البريد الإلكتروني، الشبكة الداخلية، الأنظمة الإدارية) فوراً.
- حفظ البيانات المهمة: إذا كان الجهاز يحتوي على ملفات تخص العمل، يتم نسخها بشكل آمن إلى خوادم المؤسسة قبل حذفها من الجهاز.
- مسح البيانات بالكامل: لا يكفي حذف الملفات بالطريقة العادية بل يجب استخدام برامج متخصصة لمسح البيانات بشكل دائم بحيث لا يمكن استعادتها.
- إعادة تهيئة الجهاز: بعد المسح يُعاد تثبيت نظام التشغيل من مصدر موثوق مع تحديثات الأمان اللازمة.
- فحص الجهاز قبل إعادة استخدامه: يتم إجراء فحص شامل للتأكد من خلو الجهاز من الفيروسات أو البرمجيات الخبيثة.
ثالثاً: تجهيز الأجهزة للموظفين الجدد
عند تعيين موظف جديد أو إعادة توزيع الأجهزة، ينصح فريق سلامتك باتباع ما يلي:
- إنشاء حساب مستخدم جديد بامتيازات محددة وفقاً لما تتطلبه مهام العمل.
- تثبيت التطبيقات الضرورية للعمل فقط، ومنع التنزيلات غير المصرّح بها.
- تطبيق سياسات كلمة مرور قوية وتفعيل المصادقة الثنائية (Two-Factor Authentication).
- إعلام الموظف الجديد بوضوح حول سياسات استخدام الأجهزة وأمن المعلومات الخاصة بالمؤسسة.
- التأكد من أن الجهاز مرتبط بأنظمة المراقبة والحماية المؤسسية.
سلامة معلومات وأجهزة المؤسسة لا يعتمد فقط على الأنظمة التقنية، بل أيضاً على وعي وسلوك المستخدمين لها, لذلك ينصح فريق سلامتك جميع المستخدمين لأجهزة العمل بما يلي:
- عدم حفظ الملفات الشخصية أو كلمات المرور على أجهزة العمل.
- تجنب توصيل وسائط خارجية (مثل الفلاش ميموري) غير معروفة المصدر.
- الإبلاغ فوراً عن أي خلل أو سلوك غير معتاد في الجهاز.
